Es hora de iniciarse en el mundo del Project Management en Digital Signage
¿Cómo elegir la correcta metodología para llevar a cabo un proyecto de Digital Signage (DS)? ¿Por qué es importante entender que la claridad en el alcance es una de las principales claves del éxito de un proyecto? Dominar conceptos como la comunicación, estandarización, documentación, lecciones aprendidas y sobre todo la relación con todas las personas involucradas en un proyecto, son algunos de los principales desafíos del Project Management en el campo de DS.
Para responder a estas preguntas y conocer los puntos básicos del tema, el ingeniero Freddy José Canelón, responsable PMO (Project Management Office) en Kolo Digital, dictó el interesante webinar denominado “Project Management en el Digital Signage”, dentro del programa de seminarios virtuales organizados por AVIXA Latinoamérica.
“Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que tiene un inicio y tiene un fin; devela un producto único, un servicio único y/o un resultado único”, dijo Freddy Canelón al inicio de su conferencia. Y esto es muy importante porque un proyecto se puede confundir con una operación, ésta se refiere a un proceso repetitivo. El experto recordó que un proyecto debe impulsar un cambio y crear valor para la empresa (el integrador y el cliente final). Si esas dos condiciones no se ejecutan, entonces el proyecto no cumplió su cometido.
Existen dos modalidades principales para gestionar proyectos, una basada en el modelo del PMI (Project Management Institute) y la segunda enfocada en la dinámica conocida como SCRUM. El primero se recomienda para proyectos de largo plazo y con cierta complejidad en su alcance, mientras que el segundo puede implementarse en proyectos más cortos y con alcance más concreto.
“El método del PMI puede ser rígido, pero es indicado cuando tenemos proyectos predictivos”, acotó el ingeniero. Para gestionar adecuadamente un proyecto, la empresa al mando debe tener amplios conocimientos del tema a abordar, habilidades suficientes, técnicas y estándares de calidad probada, además de todas las herramientas tecnológicas y de administración para lograrlo. Sin estas bases, un proyecto puede estar destinado a fracasar.
La definición en el alcance es la arista esencial en un proyecto. Entender las necesidades y las expectativas de un cliente es el punto neurálgico; para ello hay que hacer muchas preguntas e insistir en los “¿por qué?”, de esto se desprende que el cliente y la empresa de señalización digital tengan la misma definición de alcance y objetivos. Una mala interpretación de los alcances suele traer frustraciones e insatisfacciones.
PMI asume las cinco etapas de un proyecto como inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Esto se traduce al campo del DS como programación, diseño, construcción, puesta en marcha y capacitación.
Es elemental señalar que la etapa más importante y la que nos debería consumir más tiempo y recursos debería ser la planeación, que abarca programación y diseño. Cabe acotar que en la programación se definen alcances, establece un calendario, confirma un presupuesto y se hace la selección de los recursos humanos especialistas en señalización digital y sistemas audiovisuales. Por su parte, en el diseño se desarrolla el diseño conceptual y esquemático con diagramas y planos, se realiza el desarrollo teórico y se conforma la selección del equipo integrador.
“Es primordial que el cliente siempre valide planos, debe haber una corresponsabilidad para evitar sorpresas, además en la etapa final es imprescindible que exista un documento final de entrega y finalización del proyecto, el cual deberá firmar el cliente a cabalidad de satisfacción completa en el alcance acordado en un principio”, enfatizó el ingeniero de Kolo Digital.
También se explicó el famoso triángulo de la gestión de proyectos que se conforma del alcance, la calidad esperada, el tiempo previsto y los costos estimados. También es preciso conformar una respuesta a los riesgos imprevistos con una reserva (“un colchón”) de tiempo y finanzas.
Por otra parte, SCRUM es una metodología más ágil y simple que PMI y se recomienda para proyectos cambiantes y de corto plazo. Al seguir el modelo SCRUM, el integrador será capaz de adaptarse a los cambios en tiempo real. SCRUM nace apenas en 2017 y está basada en las estrategias del rugby 1.
Para la gestión de proyectos es sustancial tener en cuenta que la gente es lo más importante (y la gente se conforma del equipo interno de trabajo y también del cliente final), es por ello que existe un manifiesto ágil en Project Management el cual funge como un mantra para las empresas de integración y creación de contenidos para DS:
- Los individuos e interacciones son máss importantes que los procesos y herramientas
- El software funcionando es más importante que la documentación excesiva
- La colaboración con el cliente es más importante que los contratos
- La respuesta ante el cambio es más importante que seguir un plan
Las empresas de señalización digital deben estudiar y prepararse para establecer la metodología que más les convenga, pueden decantarse por PMI o por SCRUM o establecer un esquema híbrido. Estas implementaciones deben ser apoyados siempre por la dirección de la compañía e involucrar a todo el personal que impacte en el desarrollo de un proyecto, sin olvidar a aquellos profesionales externos como los creadores de contenido o los aliados en construcción e infraestructura.
El conocimiento de este experto en Project Management es muy extenso, por lo que te invitamos a revisar el contenido de este interesante y útil webinar a través de este enlace.
1 El scrum o la melé, una de las formaciones más reconocibles del rugby, es una puja frente a frente, de un grupo de tres a ocho jugadores por equipo que se enfrentan agazapados y asidos entre sí, para comenzar a empujar con el fin de obtener el balón que ha sido lanzado en medio de ellos y sin tocarlo con la mano.
Freddy José Canelón Casanova es PMO en Kolo Digital y puedes escribirle a [email protected].
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