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Aunque la actual pandemia ha traído algunos cambios radicales y a acelerado tendencias, la realidad es que los espacios colaborativos ya venían transformándose desde antes como resultado del surgimiento de nuevos estilos de reuniones de trabajo. De estas transformaciones, de cómo aprovechar nuevas oportunidades de negocio y del papel de los integradores AV y consultores de tecnología en este campo, habló el experto en soluciones AV, Juan Montoya, CTS, de la empresa colombiana Ambientes Inteligentes, en su intervención dentro el reciente Congreso AVIXA.

Antes de abordar cualquier proyecto, Juan recomienda volver a los básicos y primero entender lo que significa colaborar y cuáles son los elementos clave de una reunión en la actualidad. De esta forma será más fácil identificar los retos que puede solucionar un integrador AV para ayudar a clientes y usuarios a que sus reuniones sean productivas.

¿Reuniones productivas?

Nos reunimos con otras personas para lograr un objetivo común a través de la comunicación e interacción. La mayoría de las veces para planificar un proyecto o para compartir información. Y entendemos que ha sido productiva si aprendimos algo nuevo, desarrollamos nuestra creatividad, logramos motivar a otras personas o se creó unidad, cohesión y compromiso en el grupo.

“Todos los participantes tienen el derecho y la responsabilidad de hacer que sus reuniones sean productivas”, afirma Juan Montoya. Una reunión productiva es aquella a las que las personas pueden acceder sin obstáculos, colaborar –compartir, recibir y archivar información- durante un tiempo determinado, y lograr salir con el objetivo cumplido. Y el integrador AV debe ayudar en este proceso al hacer que la tecnología se convierta en un aliado de las personas y facilite la colaboración.

Pero no debemos olvidar que las reuniones son de seres humanos, así que la información va acompañada de emociones que la tecnología debe captar, transmitir y proyectar a todos los participantes.

¿Cuáles son los estilos de reunión de mi cliente?

El primer paso para que las reuniones sean efectivas con la ayuda de la tecnología es conocer los estilos de reunión que utiliza nuestro cliente. Para ello debemos pedirle que nos permita entrevistar a las personas que organizan y participan en dichas reuniones, escuchar sus necesidades y entender su método de trabajo.

¿Reuniones de innovación, tipo Scrum, informativas, de teambuilding, de relevos?

Como integradores AV o consultores de tecnología para espacios colaborativos es nuestra obligación estar familiarizados con estos conceptos, pues son fundamentales para entender las necesidades de espacio, recursos (audio, video, software, iluminación, mobiliario, redes) y manejo del tiempo que cada estilo de reunión requiere. Las escuelas de negocios y las grandes consultoras de negocios tienen mucha información disponible sobre los estilos actuales y las tendencias de reuniones, así que será importante dedicar un tiempo para leer sobre el tema. Ampliar nuestra visión nos ayudará a entender mejor las necesidades de un cliente que tiene claro su estilo de reuniones y también será útil para guiar a quien no tiene experiencia al respecto. En ambos casos, el conocimiento nos puede abrir nuevas oportunidades de negocio.

Además, como es de suponer, las regulaciones sanitarias que el COVID-19 ha traído también influyen en los estilos de reunión y por consecuencia, en los espacios colaborativos. Así que más allá del home office, nos encontraremos con nuevos tipos de reunión que requieran de espacios al aire libre o recintos muy amplios y con ventilación natural.

¿Cómo crear un buen espacio colaborativo en la nueva oficina?

Una vez que conocemos o proponemos los estilos de reunión del cliente, y tomado en cuenta que el objetivo principal es lograr reuniones productivas, el reto para el integrador AV será diseñar las soluciones que permitan captar las emociones e información que cada participante aporte en una reunión para transmitirlas, reproducirlas y almacenarlas de la mejor manera posible en los espacios deseados.

En su presentación, Juan compartió los detalles del método que utiliza para diseñar soluciones. Se trata del “123 AVC”, que consiste en seguir tres pasos en una secuencia lógica para decidir que tecnologías y dispositivos de audio, video y control son los mejores para cada espacio colaborativo.

El método “123 AVC” comienza por el audio, sin el cual es imposible realizar una reunión. El primer paso considera todos los elementos para su captación, el segundo paso se refiere a la reproducción y el tercero al procesamiento. Seguimos con los mismos pasos para el video y finalizamos con el control, cuyos pasos incluyen la operación, reproducción del control y procesamiento.

Además de una metodología como el “123 AVC”, Juan Montoya recomienda utilizar los diferentes estándares definidos por asociaciones internacionales como AVIXA, que facilitarán, tanto el trabajo inicial de integración como cualquier adaptación o mejora que se haga en el futuro.

Todos los espacios y recursos disponibles para todos los usuarios

Juan anticipa que, en el nuevo concepto de oficina, los espacios y recursos estarán disponibles para todos los usuarios, pues las personas mantendrán un esquema híbrido de trabajo remoto desde casa y un par de visitas a la oficina durante la semana. Esto modificará desde el uso de estaciones de trabajo, hasta la asignación de espacios para estacionar vehículos, lo que abre muchas oportunidades para ayudar a aprovechar y administrar todos esos recursos con ayuda de la tecnología AV.

Podemos pensar en sistemas de reserva de espacios de colaboración, soluciones de señalización digital que nos indiquen la disponibilidad de lugares de estacionamiento o el nivel de ocupación de una sala. Además, para aprovechar los espacios disponibles y guardar la sana distancia entre personas, se puede crear un sistema de dispositivos portátiles (video barras para conferencia, micrófonos, pantallas) que se asignen para su uso temporal.

El espacio de home office también debe ser considerado un espacio de colaboración. Si bien, durante los primeros meses de la pandemia nos acostumbramos a escuchar los ruidos propios del hogar o a ver a un gato cruzar frente a la cámara durante una videoconferencia, en la actualidad ya no hay razón para que una reunión sufra esa clase de distracciones.

El integrador AV y los consultores en tecnología tienen amplias posibilidades de generar nuevos negocios al entender el home office como una extensión del edificio corporativo. Pensemos en la integración de dispositivos AV de mejor calidad, paneles de aislamiento acústico, superficies para tomar notas durante las reuniones de colaboración y hasta la disponibilidad de renta de paquetes de videoconferencia para asegurar la mejor experiencia cuando el usuario participe en una junta anual con accionistas.

El software, una oportunidad de negocio a explorar

En los espacios de colaboración, el trabajo de un integrador AV puede ir más allá del audio, video y control, al incluir software que ayude a mejorar la experiencia de los usuarios. Desde soluciones para compartir documentos, captura de notas, creación de mapas mentales, lluvia de ideas, asignación de tareas y seguimiento de proyectos, podemos proponer la integración de software para que las reuniones sean más productivas.

¡Cuidado! No todo se soluciona con AV

Finalmente, también es importante conocer los alcances de la tecnología y entender que hay procesos de las reuniones colaborativas que no se resuelven con una nueva pantalla táctil o un headset con cancelación de ruido.

Preparar los temas de una reunión, definir horarios, mantener el control de la agenda o motivar la participación de los asistentes no son tareas que la tecnología AV pueda resolver, por lo que debemos dejar claro que el mejor espacio equipado con la tecnología adecuada no conseguirá que los invitados a una reunión sean puntuales o expresen mejores ideas que antes.

Escuchar a Juan Montoya nos deja claro que los retos tecnológicos también son oportunidades para ampliar el conocimiento, desarrollar nuevas ideas y, por supuesto, generar oportunidades de negocio. Te sugerimos escuchar su conferencia Soluciones tecnológicas para los nuevos Espacios Colaborativos, disponible bajo demanda para todos los miembros de AVIXA. ¿Aun no eres socio? Aprovecha esta ocasión y revisa las opciones de membresía que ponemos a tu disposición.