Una plataforma para eventos virtuales “Made in Colombia”
La empresa colombiana Soluciones Audiovisuales ha desarrollado una robusta plataforma para eventos virtuales que ha logrado captar la atención y confianza de clientes en Colombia, Perú y otros países de la región.
Ante el parón de actividades que, de un día para otro, dejo sin trabajo e ingresos a la mayor parte de las empresas de eventos en vivo, las primeras reacciones fueron de lo más diversas. Una vez que se entendió la magnitud de la crisis sanitaria y las restricciones de movilidad y convivencia, la mayoría optó por adaptar sus recursos para ofrecer servicios de eventos virtuales. Muy pocas, como la compañía colombiana Soluciones Audiovisuales, fueron más allá y se aventuraron a desarrollar un nuevo producto que les permitiera satisfacer plenamente las necesidades de sus clientes y establecer un factor diferenciador frente a su competencia.
Desde AVIXA conversamos con Alexandra Castro, directora general de Soluciones Audiovisuales, empresa con más de 25 años de experiencia en el mercado y presencia en varias ciudades de Colombia (Bogotá, Medellín, Cúcuta, Pasto, Bucaramanga y la Costa Atlántica) y Perú, quien nos compartió los detalles del exitoso producto que lanzaron en plena pandemia.
Previo a la llegada del COVID-19, Soluciones Audiovisuales dividía su negocio entre la operación in-house de servicios audiovisuales en hoteles de Colombia y Perú, renta de equipo audiovisual y producción de eventos. Su oferta incluía la transmisión de eventos vía streaming y por videoconferencia pero, a decir de su directora, no era un rubro que resaltara por su demanda o facturación. Pero con el virus, el panorama cambió radicalmente y Castro entendió que durante los próximos meses la principal fuente de ingresos estaría en el campo de los eventos virtuales.
A diferencia de otros, el equipo de Soluciones Audiovisuales tuvo la paciencia para analizar la situación y entender que la oferta de servicios básicos de videoconferencia o transmisión vía streaming se saturaría de la noche a la mañana. Además, se tomó el tiempo de escuchar a sus clientes y entender que no basta con que muchos espectadores se conecten a una conferencia, pues las empresas desean acercarse, interactuar con las personas y convertir esos contactos en oportunidades de negocio. Castro y sus colaboradores también comprendieron que los clientes invertirían presupuestos limitados, con gran atención en los detalles y buscando certezas en un tiempo pleno de incertidumbre.
Desarrollar un software propio para eventos virtuales
La opción de fortalecer sus herramientas de streaming y videoconferencia con software de un tercero fue desechada por Soluciones Audiovisuales, ya que entendían que los clientes preferían una plataforma en idioma español y que ofreciera soporte local. Aunque, paradójicamente, las empresas colombianas parecían confiar más en las plataformas desarrolladas en otros países que algunos proveedores locales ya ofrecían.
Castro confío en las habilidades de su equipo conformado por programadores de software, especialistas en sistemas, diseñadores y productores audiovisuales. El objetivo inicial se centró en la creación de una plataforma para eventos virtuales que fuera intuitiva, amigable, responsiva, con opciones de conversión de los participantes, con gran estabilidad, disponibilidad de soporte en línea, seguridad en el manejo de la información, un carácter propio y adaptada a los requerimientos del mercado latinoamericano.
El primer resultado fue un Portal de Transmisión con opciones de registro y contacto comercial que rápidamente evolucionó a una Feria 2D con muchas más características. Pero los especialistas de Soluciones Audiovisuales no estaban conformes con la imagen en bidimensional y, aunque no pretendían crear un entorno con avatares, tenían claro que un diseño en 3D sería mucho más atractivo para los clientes más exigentes y, a su vez, fácil de comercializar.
El equipo dedicó muchas horas a la investigación y superó las etapas de ensayo y error propios de un desarrollo de software. Y, en julio de 2020, nació el tercer producto, el Centro de Convenciones 3D, un entorno virtual que se navega en línea y es accesible desde computadoras y dispositivos móviles.
Con el software del Centro de Convenciones 3D, Soluciones Audiovisuales puede ofrecer la producción de un evento virtual o híbrido muy completo con ágiles herramientas de registro, pago de inscripción en línea, varias opciones para hacer networking como chats en vivo, salas de reunión o contacto vía WhatsApp; posibilidad para visitar los sitios web del organizador y sus patrocinadores, utilidades de comercio en línea, acceso a contenidos bajo demanda, votación y encuestas, emisión de certificados, traducción simultánea, además de videoconferencia y transmisión streaming.
Con los tres productos, la empresa colombiana tiene un amplio abanico de opciones para satisfacer las necesidades de los clientes que buscan realizar eventos virtuales o, en fechas recientes, eventos híbridos.
La comercialización, un reto mayor
“La transición a lo virtual fue difícil de entender para los clientes”, apunta Alexandra Castro, quien revela que el mayor reto que enfrentaron estuvo en el terreno de la comercialización. “Sí la pandemia nos obligó a desarrollar la plataforma virtual, adelantándonos unos 10 años en nuestro negocio, ahora necesitábamos que la confianza de los clientes diera el mismo salto para que comprendieran los alcances de un evento virtual”.
Castro revela que el añadir una herramienta para hacer networking fue idea ganadora que les abrió el camino con los primeros usuarios, pues esta herramienta estaba incluida desde el primer producto, el Portal de Transmisión.
No hay mal que por bien no venga
Como una ironía del destino, las empresas del sector salud fueron las primeras en confiar en las plataformas de Soluciones Audiovisuales, pues surgió la necesidad de informar y capacitar al personal médico y de enfermería en los protocolos, cuidados y tratamientos para enfrentar el COVID-19.
“Las asociaciones médicas, empresas farmacéuticas, las Entidades Promotoras de Salud (EPS) requerían estar en contacto e interactuar con sus miembros, así que confiaron en nosotros y descubrieron las posibilidades de nuestros productos y servicios. El virus nos trajo la enfermedad, pero de alguna manera también nos ofreció una oportunidad para seguir trabajando”, comenta Castro.
A los clientes del sector salud se sumaron todo tipo de empresas, desde PyMEs hasta grandes compañías que probaron un primer evento y se convencieron de las posibilidades de los eventos virtuales, entre los que destacan el alcanzar un público objetivo más extenso, convertir oportunidades de negocio y transmitir su mensaje con una mejor calidad.
La decisión de generar sus propias plataformas ha traído resultados positivos para Soluciones Audiovisuales. Si bien, los ingresos de 2020 y 2021 están lejos de lo que la empresa facturaba en 2019, los eventos virtuales le han permitido ubicarse en un nuevo nicho de mercado en el que ya es reconocida, además de amplificar el panorama de clientes con quienes trabajaba. Castro considera que el 2020 fue un año para invertir en el futuro de la empresa y en 2021 ya comienzan a cosechar los primeros frutos de esa labor.
El panorama a futuro
Con el avance en el control de la pandemia y la disponibilidad de vacunas, ha surgido la opción de volver a los eventos presenciales, lo que, a juicio de Alexandra Castro, es una excelente oportunidad para la consolidación de los eventos híbridos. Explica que hemos dado un mayor valor a las relaciones personales y al hecho de encontrarnos físicamente, lo que es bueno para los eventos presenciales, pero también hemos entendido que podemos llegar a más personas con el uso de las herramientas tecnológicas, lo que ayudará al crecimiento de los eventos híbridos.
Los clientes han entendido que, aunque el precio de una producción puede elevarse en un evento híbrido (por la renta de más espacios, personal y servicios audiovisuales), el costo por persona cuando se llega a un mayor público es mucho menor. “Creo que los eventos híbridos llegaron para quedarse y serán los ganadores de esta historia”, anticipa Castro.
La directora de Soluciones Audiovisuales considera que el 2022 será clave para el fortalecimiento de las plataformas de eventos híbridos y que en un futuro cercano los eventos evolucionarán con el uso de herramientas más sofisticadas de Inteligencia Artificial y tecnologías como la Realidad Virtual.
Sin ahondar en detalles, nos revela que la compañía sigue trabajando en el desarrollo de nuevas soluciones para fortalecer su oferta de productos y servicios. “A lo largo de este tiempo hemos visto como otras empresas han pasado por grandes dificultades y yo estoy satisfecha porque logramos superar los retos que enfrentamos. Seguimos adelante y un día contaremos esta historia como algo que vivimos y que nos ayudó a crecer”, concluye Castro.
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