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Embora a pandemia tenha trazido algumas mudanças radicais e a aceleração de tendências, a realidade é que os espaços colaborativos já vinham se transformando bem antes com o surgimento de novos estilos de reuniões de trabalho. Sobre essas transformações, como aproveitar as novas oportunidades de negócios, e o papel dos integradores AV e consultores de tecnologia neste campo de atuação, o especialista em soluções AV, Juan Montoya, CTS, da empresa colombiana Ambientes Inteligentes, falou em sua palestra na primeira edição do Congresso AVIXA.

Antes de iniciar qualquer projeto, Juan recomenda voltar ao básico e entender primeiro o que significa colaborar e quais são os elementos-chave de uma reunião hoje em dia. Isso tornará mais fácil identificar os desafios que um integrador audiovisual pode resolver para ajudar os clientes e usuários a tornar suas reuniões mais produtivas.

Reuniões produtivas?

O fato é que nós nos encontramos com outras pessoas para atingir um objetivo comum por meio da comunicação e interação. Na maioria das vezes para planejar um projeto ou compartilhar informações. E entendemos que tem sido produtivo aprender algo novo, desenvolver a nossa criatividade, conseguir motivar outras pessoas ou criar unidade, coesão e compromisso no grupo.

“Todos os participantes têm o direito e a responsabilidade de tornar suas reuniões mais produtivas”, afirma Juan Montoya. Uma reunião produtiva é aquela à qual as pessoas podem acessar sem obstáculos, colaborar - compartilhar, receber e arquivar informações - por um determinado tempo, e conseguir sair com o objetivo alcançado. E o integrador AV deve ajudar nesse processo fazendo com que a tecnologia se torne uma aliada das pessoas e facilite a colaboração.

Mas não podemos esquecer que as reuniões são feitas de seres humanos, por isso a informação vem acompanhada de emoções que a tecnologia deve captar, transmitir e projetar a todos os participantes.

Quais são os estilos de reuniões do meu cliente?

O primeiro passo para tornar as reuniões eficazes com a ajuda da tecnologia é conhecer os estilos de reuniões usados por nosso cliente. Para isso, devemos pedir-lhe que nos permita entrevistar as pessoas que organizam e participam nestas reuniões, ouvir as suas necessidades e compreender o seu método de trabalho.

Reuniões de inovação, tipo Scrum, informativas, teambuilding, relay meeting?

Como integradores AV ou consultores de tecnologia para espaços colaborativos, é nossa obrigação estar familiarizado com estes conceitos, pois são essenciais para entender as necessidades de espaço, recursos (áudio, vídeo, software, iluminação, mobiliário, redes) e gestão do tempo que cada estilo reunião necessária. Escolas de negócios e grandes consultorias têm muitas informações disponíveis sobre estilos e tendências de reuniões atuais, por isso é importante reservar um tempo para ler sobre isso. Expandir nossa visão nos ajudará a entender melhor as necessidades de um cliente que tem clareza sobre seu estilo de reunião e também será útil para orientar aqueles que não têm experiência nesse aspecto. Em ambos os casos, o conhecimento pode abrir novas oportunidades de negócios.

Além disso, como era de se esperar, as regulações sanitárias que a COVID-19 trouxe também influenciam os estilos de encontro e, consequentemente, os espaços colaborativos. Portanto, além do home office, encontraremos novos tipos de reuniões que requerem espaços ao ar livre ou salas muito espaçosas com ventilação natural.

Como criar um bom espaço colaborativo no novo escritório?

Uma vez que conhecemos ou propomos os estilos de reuniões do cliente, e tendo em conta que o objetivo principal é conseguir reuniões produtivas, o desafio para o integrador AV será conceber soluções que permitam captar as emoções e as informações que cada participante contribui numa reunião e transmiti-los, reproduzi-los e armazená-los da melhor forma possível nos espaços desejados.

Em sua apresentação, Juan compartilhou os detalhes do método que usa para projetar soluções. É o “123 AVC”, que consiste em seguir três etapas em uma sequência lógica para decidir quais tecnologias e dispositivos de áudio, vídeo e controle são os melhores para cada espaço colaborativo.

O método “123 AVC” começa com áudio, sem o qual é impossível realizar uma reunião. A primeira etapa considera todos os elementos para sua captura, a segunda etapa refere-se à reprodução e a terceira ao processamento. Seguimos os mesmos passos para o vídeo e finalizamos com o controle, que inclui a operação, a reprodução do controle e o processamento.

Além de uma metodologia como “123 AVC”, Juan Montoya recomenda utilizar as normas técnicas definidas por associações internacionais como a AVIXA, o que facilitará tanto o trabalho inicial de integração quanto qualquer adaptação ou melhoria feita no futuro.

Todos os espaços e recursos disponíveis para todos os usuários

Juan antecipa que, no novo conceito de escritório, os espaços e recursos estarão disponíveis para todos os usuários, pois as pessoas manterão um esquema híbrido de trabalho remoto de casa e algumas visitas ao escritório durante a semana. Isso mudará tudo, desde o uso de estações de trabalho até a alocação de vagas para estacionar veículos, o que abre muitas oportunidades para ajudar a aproveitar e gerenciar todos esses recursos com a ajuda da tecnologia AV.

Podemos pensar em sistemas de reserva de espaços de colaboração, soluções de sinalização digital que indicam a disponibilidade de lugares de estacionamento ou o nível de ocupação de um quarto. Além disso, para aproveitar os espaços disponíveis e manter a distância saudável entre as pessoas, pode ser criado um sistema de dispositivos portáteis (barras de videoconferência, microfones, telas) que são atribuídos para uso temporário.

O espaço do escritório em casa também deve ser considerado um espaço colaborativo.

Embora nos primeiros meses da pandemia nos tenhamos habituado a ouvir os ruídos da casa ou a ver um gato passar pela frente da câmara durante uma videoconferência, hoje já não há motivo para uma reunião sofrer esse tipo de distração.

O integrador AV e os consultores de tecnologia têm amplas possibilidades para gerar novos negócios, entendendo o escritório doméstico como uma extensão do edifício corporativo. Vamos pensar na integração de dispositivos AV de melhor qualidade, painéis de isolamento acústico, superfícies para fazer anotações durante reuniões de colaboração e até mesmo a disponibilidade de aluguel de pacotes de videoconferência para garantir a melhor experiência quando o usuário participa de uma reunião anual com acionistas.

Software, uma oportunidade de negócio para explorar

Em espaços de colaboração, o trabalho de um integrador AV pode ir muito além de áudio, vídeo e controle, incluindo software que ajuda a melhorar a experiência do usuário. A partir de soluções de compartilhamento de documentos, captura de notas, mapeamento mental, brainstorming, atribuição de tarefas e rastreamento de projetos, podemos propor integração de software para tornar as reuniões mais produtivas.

Cuidado! Nem tudo se resolve com AV

Finalmente, também é importante conhecer o escopo da tecnologia e entender que existem processos de reunião colaborativa que não são resolvidos com uma nova tela de toque ou um fone de ouvido com cancelamento de ruído.

Preparar os temas para uma reunião, definir horários, manter o controle da agenda ou motivar a participação dos participantes não são tarefas que a tecnologia AV possa resolver, por isso devemos deixar claro que o melhor espaço equipado com a tecnologia adequada não conseguirá que os convidados de uma reunião sejam pontuais ou expressem ideias melhores do que antes.

Ouvir Juan Montoya deixa claro que os desafios tecnológicos também são oportunidades para expandir o conhecimento, desenvolver novas ideias e, claro, gerar oportunidades de negócios. Sugerimos que você ouça sua conferência Soluciones tecnológicas para los nuevos Espacios Colaborativos, disponível em espanhol para todos os associados da AVIXA. Ainda não é associado? Aproveite esta oportunidade e analise as opções de afliação que colocamos à sua disposição.