Uma nova mentalidade para ter sucesso na indústria de eventos
Ao vivo, virtual, online, híbrido ...? A partir de 2020, a produção de eventos tem novas regras que exigem uma grande abertura para mudanças e atualização de conhecimentos.
É preciso mudar de mentalidade para entender que a indústria de eventos já não é mais a mesma e que os formatos online e híbridos não são apenas o presente, mas uma boa parte do futuro do setor. Essa ideia, que resume nossa conversa com Lilian Ronchel, Diretora Técnica da Class TechExperience, é um alerta para os profissionais do mundo audiovisual que pensam que em breve as coisas vão voltar a ser como eram antes da pandemia abalar nosso mundo.
Ao contrário de quem teve de reagir com agilidade para adaptar ou reinventar o seu negócio e responder às necessidades que vão surgindo ao longo do ano, algumas empresas e profissionais do setor já trabalharam no mundo dos eventos online e híbridos. Para eles, o ano de 2020 representou a oportunidade de expor a abrangência de seu trabalho e demonstrar sua eficácia.
Para aprender mais sobre o assunto, entrevistamos a Class TechExperience, empresa brasileira com mais de 25 anos de experiência na indústria audiovisual. A empresa se define como especialista em inovações tecnológicas, com foco na produção de eventos, ativações, experiências de marca, instalações em museus, mapeamento de vídeos, criação de conteúdo e, claro, eventos online e híbridos.
“Diante da chegada da pandemia e da impossibilidade de fazer eventos presenciais, percebemos que já temos as ferramentas necessárias para trabalhar em uma situação como a atual”, explica Lilian Ronchel. E ela tem razão, pois sua empresa conta com uma infinidade de recursos tecnológicos de ponta, incluindo o uso de realidade virtual, realidade aumentada, hologramas, ferramentas interativas, produção de conteúdo, transmissão via streaming e uma plataforma completa de realização de eventos online ou híbridos.
A partir de março, a Class TechExperience passou a dedicar a maior parte do seu tempo à realização de eventos online para todos os tipos de empresas, de todos os tamanhos e perfis, desde farmacêuticos ou produtores de alimentos até bancos. No início, segundo Lilian, havia uma grande demanda por transmissões ao vivo via streaming, então chegaram os webinars e, meses depois, começaram as produções de eventos completos para milhares de participantes remotos.
Entre estes últimos, há um evento de premiação do Banco do Brasil, que contou com a participação de 1.600 pessoas de diferentes cidades do país. Com hosts em um aparelho de televisão virtual, conteúdo atraente, links para múltiplos colaboradores e transmissão via streaming, foi alcançada uma ótima interação com os colaboradores do banco.
Interação e vínculo, desafios a serem resolvidos à distância
Prêmios, lançamentos de serviços ou demonstrações de novos produtos? Cada evento tem um objetivo particular. Mas todos eles compartilham o denominador comum de buscar a melhor forma de vincular aqueles que participam remotamente. Como atrair a atenção de quem se conecta de casa? Como fazer com que eles "subam no palco" usando a câmera e o microfone do seu computador? Como gerar uma interação maior entre todos e uma relação mais próxima da experiência face a face?
A proposta da empresa é ser criativa, mesclando recursos tangíveis com experiências virtuais. Atividades de linkagem como “segunda tela” - como concursos, pesquisas, conteúdo extra ou vantagens surpresa - podem ser desenvolvidas por meio do celular de quem já participa por meio do computador. Por exemplo, o envio de um cupom ou voucher digital válido para o café da manhã, para que todos os participantes possam trocá-lo por meio de um serviço de entrega em domicílio e desfrutar durante a primeira sessão do evento.
Ele também sugere que os eventos online relaxem o tom, deixem de lado a solenidade e sejam mais lúdicos, para estimular a participação e interação das pessoas.
Maior alcance, maiores possibilidades
A liderança da Classe TechExperience observa que os clientes ficaram surpresos com o escopo dos eventos híbridos e online, muitos deles dobrando ou triplicando a audiência em comparação com os eventos presenciais. A facilidade de comparecer, sem investir tempo ou dinheiro em uma viagem a outra cidade, abre as portas para que eventos, como congressos médicos ou seminários de vendas, considerem explorar o formato híbrido para suas próximas edições.
Além disso, os eventos podem ser realizados em vários idiomas ao mesmo tempo, ou suas sessões traduzidas para referência posterior, agregando o apelo de alcance internacional e mensagem mais disseminada.
Um exemplo deste nível de âmbito é a recente edição virtual da Campus Party Portugal 2020, cuja produção ficou a cargo da Class TechExperience. O evento foi realizado totalmente online e conseguiu reunir 1,4 milhão de pessoas, entre participantes e palestrantes, dos 31 países para os quais seu sinal foi transmitido. Durante os três dias da Campus Party Portugal, a equipa de Lilian utilizou muitos dos seus recursos tecnológicos para dar vida a mais de 150 sessões, distribuídas por quatro salas temáticas. “Um evento maravilhoso”, diz Lilian, com muito orgulho.
Mudança de mentalidade
Ao longo desses meses, presenciamos a transformação que todos os envolvidos na indústria de eventos tiveram que viver para se adequar às novas regras da produção online e híbrida. Para muitos, foi um processo doloroso. “No início da crise, percebemos que alguns produtores ou diretores de criação de agências com as quais trabalhamos não sabiam fazer um evento virtual. Vários deles ficaram sem chão, desorientados ao descobrir que seus conhecimentos não eram suficientes para esta nova etapa ”, conta Lilian.
Neste contexto, a Class TechExperience empreendeu diferentes atividades de divulgação para mostrar o escopo e as ferramentas, plataformas e métodos de trabalho para produzir eventos híbridos e online. De grupos de discussão e sessões educacionais à participação em eventos do setor como a InfoComm Connected ou recente Congresso AVIXA, no qual Lilian falou em um painel de especialistas, sobre os eventos do futuro.
“Está claro para nós que essa mudança não é fácil e deve ser feita passo a passo”, completa Lilian, explicando que já levaram seus clientes pela mão. “Sugerimos começar com um evento virtual interno, apenas para seus funcionários. É assim que eles colocam nossa plataforma online e outros serviços à prova. Eles vivem a experiência, ganham confiança no formato e se sentem mais seguros em realizar um evento para o seu público externo ”.
Temos clareza, no vocabulário da indústria de eventos, os conceitos "online" e "híbrido" estão no topo da lista. Dependerá dos profissionais e empresas do setor o quanto eles estarão prontos para atender às necessidades de seus clientes. “Temos que desligar nossa mente, deixar para trás tudo o que aprendemos e ligá-la novamente para absorver novos conhecimentos. Tudo é novo, desde a concepção e planejamento, até a criação do conteúdo e a produção total de um evento ”, finaliza a Diretora Técnica da Class TechExperience.
