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Esta é uma prévia da palestra que a equipe da San Diego State University apresentará durante o próximo Congresso AVIXA 2021: Tecnologias para a educação hoje e de amanhã, que acontecerá virtualmente de 27 a 30 de abril.

SDSU Hepner Hall, de SDSU

Conseguir que mais de 36 mil alunos e milhares de professores da San Diego State University (SDSU) continuem com suas aulas, apesar das inúmeras restrições que o COVID-19 trouxe à vida desta comunidade universitária, isso não seria possível sem o trabalho do departamento de Instructional Technology Services (ITS). Dois de seus líderes, Rudy Arias, Diretor Associado de Espaços de Aprendizagem, e Aurora Velasco, Líder de Apoio do ITS, nos contam sobre os principais projetos que contribuíram, desde o início de 2020, para o sucesso do SDSU Flex, a iniciativa que oferece uma experiência de conectividade e agilidade para que a comunidade universitária continue com o programa acadêmico, as aulas e as atividades regulares da melhor maneira possível.

O contexto

O departamento de Serviços de Tecnologia Instrucional (ITS) é responsável por fornecer toda a tecnologia necessária para facilitar o processo acadêmico, além de apoiar a comunidade universitária na sua implementação e utilização efetiva. Com uma equipe permanente de 25 pessoas, além de estudantes voluntários, o ITS atende aos dois campos da SDSU, localizados nas cidades californianas de San Diego e Imperial Valley.

O ITS divide as suas funções em seis grandes áreas: equipamento tecnológico dos espaços de ensino, funcionamento e manutenção; gestão do empréstimo de equipamento informático e audiovisual; programa Learning Management System (LMS); captação e arquivo das aulas para consulta posterior; produção de conteúdo educacional em vídeo; e o Centro de Tecnologia Instrucional para Docentes (FIT Center), no qual os professores são orientados e treinados no uso e desenvolvimento de ferramentas tecnológicas.

Rudy Arias menciona que durante as primeiras semanas de 2020 o seu foco estava no projeto de transição LMS, já que a SDSU havia decidido migrar do Blackboard para a plataforma Canvas. Eles estavam começando a experimentar a integração do Zoom em espaços físicos e avançando com o programa de captura e arquivamento de informações. Além disso, deram continuidade ao planejamento de equipamentos das salas de aula, instalando diversas ferramentas como câmeras de teto para captação de documentos e quadros-negros.

“Parece que foi há muito tempo que recebemos as primeiras notícias do COVID-19. No início pensávamos que as restrições seriam de alguns dias, talvez uma semana ”, lembra o experiente Arias, que está no ITS há mais de 13 anos. “Mas aí foi anunciado que o tempo de reclusão seria por tempo indeterminado e depois tínhamos que tomar decisões de forma muito ágil, pois tínhamos que fazer as mudanças e adaptações necessárias para que as aulas não parassem."

ITS Connected Classroom

O desafio

Diante do confinamento e das restrições sanitárias, a SDSU lançou um plano de flexibilidade e conectividade para dar continuidade às atividades e à vida universitária. O SDSU Flex busca manter a experiência da comunidade no campus, com um mix de ações presenciais, virtuais e híbridas. As aulas devem facilitar a participação de mais de mil professores e 36 mil alunos, motivar a comunicação face a face e oferecer recursos adaptados às necessidades dos alunos para que seu aprendizado não seja comprometido.

O plano SDSU Flex depende muito da capacidade de resposta do departamento de ITS. Para Rudy Arias e seus colaboradores, este desafio representa um projeto permanente em que se combinam diferentes elementos de treinamento, suporte técnico, adoção em massa da plataforma Zoom, gerenciamento de dispositivos e equipamentos de sala de aula.

O projeto

Diante da possibilidade de bloqueio total, a equipe de ITS decidiu que toda a comunidade adotaria o Zoom como plataforma para ministrar as aulas online. Já existia experiência anterior com esta plataforma e as suas funções abrangiam as necessidades definidas pelo ITS.

“Prevemos o confinamento e organizamos oficinas presenciais para treinar professores no uso do Zoom”, explica Aurora Velasco. “Muitos dos professores nem sabiam como acessar a plataforma, muitos outros não haviam agendado uma reunião ou ministrado uma aula via Zoom, e mesmo os mais experientes no uso de ferramentas tecnológicas tinham algumas dúvidas sobre o seu funcionamento”.

Quase imediatamente, as oficinas presenciais foram transformadas em oficinas híbridas, com dezenas de professores conectados por meio da mesma plataforma que aprenderam a usar.

Ao mesmo tempo, havia a necessidade urgente de fornecer computadores, webcams, headsets ou teclados para professores que não possuíam o equipamento necessário para ministrar uma aula remotamente de suas casas. “Na época, nossa equipe estava nervosa, os equipamentos praticamente saíam das prateleiras e logo ficamos sem estoque. Tivemos que gerir a aquisição de novos computadores e outros dispositivos para satisfazer as necessidades do corpo docente ”, acrescenta Velasco, responsável por muitos dos processos administrativos do ITS.

As primeiras oficinas de treinamento no uso do Zoom e na distribuição de equipamentos foram um exemplo claro da adaptabilidade do ITS. “Colocamo-nos no lugar dos professores e ficamos imaginando o que eles precisariam para trabalhar remotamente.”, diz Arias. “Então, para facilitar o trabalho dos professores, decidimos que nosso Centro de Tecnologia Instrucional para Docentes (FIT Center) se tornaria um Virtual FIT Center, no qual os usuários são tratados com o mesmo carinho que no FIT Center físico e se sentem com a mesma confiança para tirar suas dúvidas e receber apoio ”, completa.

O Virtual FIT Center funciona de segunda a sexta-feira através do Zoom, os professores podem marcar hora ou simplesmente entrar numa sala de recepção onde são encaminhados para a pessoa certa para os ajudar. A equipe de ITS, alunos voluntários e funcionários de outros departamentos trabalham em turnos para garantir que todos os professores sejam atendidos. “Recebemos um feedback muito bom, os professores estão muito satisfeitos com o serviço da Virtual FIT Center”, afirma Aurora Velasco, que destaca que, desde o início da pandemia, foram atendidos mais de 5.600 pedidos de apoio.

O Virtual FIT Center também concretizou a geração de um senso de comunidade e a experiência de coexistência no campus que o plano SDSU Flex busca. Por exemplo, funcionários de ITS que trabalham na manutenção e instalação de equipamentos e que, devido ao confinamento, não podiam realizar as suas tarefas diárias, juntaram-se ao Virtual FIT Center para ajudar no acolhimento e no primeiro contacto com os professores, embora eles não sejam especialistas em tópicos como o LMS e a plataforma Canvas ou Zoom, esses colaboradores contribuem para liberar a carga de trabalho de outras pessoas e dão uma contribuição valiosa para o melhor de suas habilidades.

SDSU Dome, de Andrew Galang

Outra amostra do senso de comunidade se reflete nas contribuições criativas que os professores mais experientes em tecnologia compartilham com a comunidade por meio do Virtual FIT Center e das oficinas de treinamento Zoom ou LMS e da plataforma Canvas.

Paralelamente, a equipa de ITS começou a trabalhar no projecto Connected Classrooms, que consiste em adaptar os ambientes de aprendizagem às condições de flexibilidade e conectividade do plano SDSU Flex. Com esta iniciativa, pretende-se apoiar o programa académico de promoção da participação ativa dos alunos, tanto na modalidade de aulas online, híbridas ou presenciais.

SDSU Hepner Hall, de Jeff Ernst

Rudy Arias enfatiza a importância de aproveitar as novas funções de transcrição e legenda que o Zoom oferece e combiná-las com o sistema de captura, arquivo e consulta de turmas, bem como com o LMS em Canvas. “É importante que os alunos reproduzam as aulas quando precisam, seja para rever um determinado ponto ou para reforçar o conhecimento que aprenderam”, acrescenta Arias. Além disso, a disponibilidade de aulas, com legendas e transcrição, serve de suporte para os alunos com problemas de visão ou audição.

O ITS tem aproveitado o tempo que as salas de aula não têm sido utilizadas para avançar com a instalação dos equipamentos. Mas não apenas os novos sistemas foram instalados, mas algumas mudanças foram feitas para reduzir o contato das pessoas com os dispositivos. Por exemplo, substituindo microfones de mão por microfones de montagem no teto ou usando códigos QR no painel de controle da sala de aula para os professores operarem os sistemas usando seus smartphones como controles remotos.

Conectividade, streaming, dispositivo e compartilhamento de dados geraram a necessidade de uma estratégia de segurança de TI que a equipe de ITS projeta em conjunto com o CIO da universidade.

À medida que as restrições ao acesso aos espaços universitários diminuem, alguns professores já ministram as suas aulas nas salas de aula, beneficiando da utilização dos novos sistemas, da formação ministrada através de workshops e do apoio disponibilizado através do Virtual FIT Center.

SDSU Hepner Hall, de Jeff Luko

Progresso e resultados

O progresso dos projetos de ITS da SDSU tem sido constante, apesar dos altos e baixos da pandemia. Para além da liderança do ITS, destaca-se a colaboração de toda a comunidade universitária, desde autoridades e administradores, passando por engenheiros de várias áreas ou pela equipa de design gráfico encarregada de reforçar a comunicação dos dois projectos. A opinião da comunidade universitária é muito positiva, enquanto professores e alunos reconhecem seu valor e utilidade.

“Definitivamente vamos continuar com os projetos desenvolvidos após a pandemia. O Virtual FIT Center continuará com um serviço regular, pois vemos que os usuários o aceitaram com prazer ”, acrescentou Aurora Velasco. "Queremos continuar com o mesmo nível de suporte que temos sido capazes de oferecer nestes meses."

Em fevereiro de 2021, as salas de aula conectadas tinham 70% das salas concluídas, embora a meta seja que 100% das salas sejam equipadas com sistemas padronizados de captura e streaming, tanto no campus de San Diego quanto em Imperial Valley.

Embora não seja possível saber, a San Diego State University acredita que, no semestre do outono de 2021, a maioria da comunidade universitária retornará às aulas pessoalmente. Graças a projetos como Connected Classroms e Virtual FIT Center, a equipe de Instructional Technology Services (ITS) está pronta para ajudar professores e alunos em suas tarefas diárias, sejam presenciais ou online. “Em última análise, o espírito de nossos projetos e soluções é garantir que os alunos continuem a aprender em suas aulas, sejam virtuais, híbridas ou presenciais. Esse é o nosso principal objetivo”, concluiu Rudy Arias.