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En los meses recientes, el tema de la educación ha estado más presente que nunca en los medios de comunicación, las reuniones familiares y las charlas entre amigos. La pandemia cambió radicalmente la forma de tomar clases para millones de estudiantes alrededor del mundo y las instituciones educativas se vieron en la necesidad de hacer múltiples ajustes sobre la marcha para continuar con los programas escolares.

Desde nuestra industria, hablando de soluciones tecnológicas audiovisuales, podemos ayudar al sector educativo a superar estos nuevos retos, ya sea que se trate del diseño de ambientes flexibles de aprendizaje, el equipamiento de aulas híbridas o la renovación de sistemas existentes. Y sin duda, la mejor forma de abordar un nuevo proyecto en este mercado es a través de buenas prácticas desde la etapa de preventa.

En uno de nuestros recientes Webinars AVIXA, los experimentados Felipe Hoyuela, Gerente de Operaciones, y Ricardo Campos, Subgerente de Desarrollo de Proyectos, de la empresa Videocorp, compartieron sus conocimientos y sugerencias sobre las mejores prácticas para iniciar un proyecto por el camino correcto.

El primer paso es iniciar la relación escuchando al cliente para comenzar a alinear sus expectativas. Ayudarle a distinguir entre sus deseos y las necesidades reales es fundamental para definir los alcances y limitaciones del proyecto, además de ajustarse a un presupuesto determinado.

Buena practica 1:

Desde el primer acercamiento es importante identificar si el cliente cuenta con un especialista o alguien con experiencia previa en el campo de la tecnología AV, pues su participación seguramente facilitará el proceso inicial. Hoyuela y Campos advierten que, a diferencia de las universidades, en las escuelas de educación básica es poco común encontrar a un responsable del área AV, por lo que el integrador debe asumir el papel de consultor.

Buena practica 2:

El levantamiento de información es la segunda buena práctica a considerar en el proceso de preventa. El integrador debe evitar caer en el error de asumir que una vez que conoce las condiciones de un aula, entonces ya conoce todas las aulas de un mismo campus.

Esta tarea debe hacerse de forma presencial para aprovechar la oportunidad de capturar toda la información, por escrito, con imágenes y en un formato predeterminado, de las condiciones particulares de cada espacio, desde su ubicación geográfica, hasta las dimensiones, tecnología disponible, ductos para cableado, protocolo de puertos USB utilizado, puntos de conexión Ethernet y de energía eléctrica, entre otros aspectos.

Un riguroso levantamiento de información ayudará a preparar un buen presupuesto y también a evaluar si hay posibilidades de reutilizar equipos o acondicionarlos, pues no siempre se requieren instalaciones cien por ciento nuevas.

Cuando se participa en una licitación, en la que es imposible visitar el lugar, entonces es indispensable solicitar todos los planos y listas de inventario disponibles, además de hacer un documento de liberación de responsabilidades en el caso de que la información recibida no corresponda con la realidad.

Buena practica 3:

El tercer aspecto del proceso de preventa es considerar la importancia de los recursos audiovisuales. Felipe Hoyuela recomienda definir las necesidades de audio (altavoces, micrófonos, procesamiento, materiales acústicos) antes que cualquier otra cosa, “sí en un aula híbrida no hay un audio claro, inteligible y con la cobertura adecuada, entonces no puede darse el proceso de aprendizaje”, afirma.

El experto señala que, una vez integrada la solución del audio, el video ofrece un mayor margen de maniobra, pues no todos los espacios requieren de cámaras o pantallas 4K UHD, por lo que una calidad intermedia pudiera satisfacer las necesidades y optimizar el presupuesto.

Hoyuela sugiere poner mucha atención en la elección, dimensiones y ubicación de las pantallas de proyección y los propios videoproyectores, pues una instalación deficiente tendrá un impacto negativo y cualquier cambio requerirá el uso de muchos recursos.

Buena practica 4:

Entender cómo se imparten las clases en cada aula o auditorio es el cuarto aspecto de un buen proceso de preventa. Ricardo Campos resalta la importancia de visitar cada espacio dedicado al aprendizaje para entender el estilo de enseñanza, la duración de las clases, los recursos utilizados para compartir contenidos (video, audio, presentaciones) y comprender la importancia del uso de la pizarra.

Toda esta información será muy útil para definir las soluciones audiovisuales de cada espacio. Por ejemplo, mientras que un aula dedicada a las matemáticas, en las que la pizarra tiene un papel protagónico, requerirá de un sistema para digitalizar los contenidos que el profesor plasma sobre la pizarra; un auditorio, más enfocado al discurso de un ponente, necesitará pantallas, proyectores, cámaras, sistemas automatización y control de audio y video para conquistar la atención de un público más grande.

Buena practica 5:

La quinta recomendación de la dupla de expertos de Videocorp es establecer la capacidad de escalar la solución propuesta. Hoyuela y Campos parten de la idea de generar relaciones a largo plazo con los clientes, fortaleciendo los lazos con acciones positivas que se acumulen con el paso del tiempo. Un buen ingrediente para ello es explicar con lujo de detalle que tan preparada está una solución para el futuro.

El integrador debe ofrecer un panorama de la velocidad de cambio estimada de la tecnología que se propone utilizar en un proyecto. Si la operación del sistema puede automatizarse como parte de una etapa futura o si es posible supervisar su funcionamiento de manera remota a través de la red.

Con esta información el cliente se beneficia, pues tendrá mayor certeza del proyecto y más argumentos para decidir su inversión. Pero también se abre la puerta para más oportunidades de negocio para el integrador. Por ejemplo, si es el sistema se automatiza y opera sobre una red, el integrador tendrá la posibilidad de ofrecer servicios de actualización de software, gestión remota del sistema o mantenimiento preventivo.

Finalmente, se invita a hacer un recuento de los errores más comunes que se cometen en los procesos de preventa. Cada integrador sabe en qué aspectos ha fallado con anterioridad, así que sería elemental que el documento de levantamiento de información incluya las preguntas o solicitud de los datos necesarios para no caer de nuevo en costosas equivocaciones.

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