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Una nueva mentalidad para triunfar en la industria de los eventos

¿En vivo, presenciales, virtuales, en línea, híbridos…? A partir del 2020, la producción de eventos tiene nuevas reglas que demandan gran apertura al cambio y una actualización de conocimientos.

Por Rodrigo Casassus Coke, CTS, Director Senior de Desarrollo para America Latina y el Caribe.

Se requiere un cambio de mentalidad para entender que la industria de los eventos ya ha cambiado y que los formatos en línea e hibrido no son solo el presente, sino buena parte del futuro del sector. Esta idea, que resume nuestra conversación con Lilian Ronchel, Directora Técnica de Class TechExperience, es una llamada de atención para aquellos profesionales del mundo audiovisual que piensan que en, algún momento próximo, las cosas volverán a ser como antes de que la crisis sanitaria sacudiera nuestro mundo.

A diferencia de quienes han tenido que reaccionar con agilidad para adaptar o reinventar su negocio y responder a las necesidades que se presentan conforme avanza el año, algunas empresas y profesionales del sector ya trabajaban en el mundo de los eventos en línea e híbridos. Para ellos, este 2020 ha representado la oportunidad para exponer los alcances de su trabajo y demostrar su efectividad.

Con el fin de conocer más sobre el tema, nos acercamos a Class TechExperience, empresa brasileña con más de 25 años de experiencia en la industria audiovisual. La compañía se define como especialista en innovaciones tecnológicas, con enfoque en la producción de eventos, activaciones, experiencias de marca, instalaciones museográficas, video mapping, creación de contenidos y, por supuesto, eventos en línea e híbridos.

“Ante la llegada de la pandemia, y la imposibilidad de hacer eventos presenciales, nos dimos cuenta de que ya contamos con las herramientas necesarias para trabajar en una situación como la actual”, explica Lilian Ronchel. Y tiene razón, puesto que su empresa utiliza una veintena de recursos tecnológicos de vanguardia, entre los que se incluye el uso de realidad virtual, realidad aumentada, hologramas, herramientas interactivas, producción de contenidos, transmisión vía streaming y una completa plataforma para la realización de eventos en línea o híbridos.

A partir de marzo, Class TechExperience ha dedicado la mayoría de su tiempo a la realización de eventos en línea para todo tipo de empresas de todos tamaños y perfiles, desde farmacéuticas o productoras de alimentos hasta bancos.  Al inicio, según narra Lilian, hubo una gran demanda por transmisiones en vivo vía streaming, luego llegaron los webinarsy, meses después, comenzaron las producciones de eventos completos para miles de asistentes remotos.

Entre estos últimos, destaca un evento de premiación para Banco do Brasil en el que participaron mil 600 personas desde diferentes ciudades del país. Con conductores en un set virtual de televisión, atractivos contenidos, enlaces con múltiples colaboradores y transmisión vía streaming, se logró una gran interacción con los colaboradores del banco.

Interacción y vinculación, retos a resolver desde la distancia

¿Premiaciones, lanzamientos de servicios o demostraciones de nuevos productos? Cada evento tiene un objetivo en particular. Pero todos comparten el común denominador de buscar la mejor forma de vincular a quienes participan vía remota. ¿Cómo llamar la atención de quienes se conectan desde su hogar? ¿Cómo lograr que “suban al escenario” mediante el uso de la cámara y el micrófono de su computadora? ¿Cómo generar una mayor interacción entre todos y una relación más próxima a la experiencia presencial?

La empresa propone ser creativos, mezclar recursos tangibles con experiencias virtuales. Se pueden desarrollar actividades de vinculación tipo “second screen” -como concursos, encuestas, contenidos extra o beneficios sorpresa-,mediante el uso del teléfono móvil de quien ya participa a través de su computadora. Por ejemplo, enviar un cupón o voucher digital válido por un paquete de desayuno, para que todos los participantes lo canjeen a través de un servicio de entrega a domicilio y disfruten mientras se lleva a cabo la primera sesión del evento.

También sugiere que los eventos en línea relajen su tono, que dejen a un lado la solemnidad y sean más lúdicos, para motivar la participación e interacción de las personas.

Mayor alcance, mayores posibilidades

La directiva de Class TechExperience señala que los clientes se han sorprendido por el alcance de los eventos híbridos y en línea, puesto que en muchos de ellos se duplica o triplica la audiencia, en comparación con los eventos presenciales. La facilidad para asistir, sin invertir tiempo o dinero en un viaje a otra ciudad, abre la puerta para que eventos, como congresos médicos o seminarios de ventas consideren explorar el formato hibrido para sus próximas ediciones.

Además, los eventos pueden desarrollarse en varios idiomas al mismo tiempo, o traducir sus sesiones para consulta posterior, lo que añade el atractivo de un alcance internacional y mayor vigencia de los mensajes.

Ejemplo de este nivel de alcance es la reciente edición virtual de Campus Party Portugal 2020, cuya producción fue responsabilidad de Class TechExperience. El evento se realizó completamente en línea y logró reunir a 1.4 millones de personas, entre asistentes y conferencistas, de los 31 países a los que se transmitió su señal. Durante los tres días de Campus Party Portugal, el equipo de Lilian utilizó muchos de sus recursos tecnológicos para dar vida a más de 150 sesiones, divididas en cuatro salas temáticas distribuidos. “Un evento maravilloso”, apunta Lilian, con gran orgullo.

Cambio de mentalidad

A lo largo de estos meses, hemos sido testigos de la transformación que todos los involucrados en la industria de los eventos han tenido que vivir para ajustarse a las nuevas reglas de las producciones en línea e híbridas. Para muchos ha sido un proceso doloroso. “Al inicio de la crisis, notamos que algunos productores o directores creativos de agencias con quienes trabajamos no sabían cómo hacer un evento virtual. A varios se les movió el piso, se sintieron desubicados al descubrir que sus conocimientos no eran suficientes para esta nueva etapa”, comparte Lilian. 

Frente a este panorama, Class TechExperience ha emprendido distintas actividades de difusión para mostrar los alcances y las herramientas, plataformas y métodos de trabajo para producir eventos híbridos y en línea. Desde grupos de discusión y sesiones educativas, hasta la participación en eventos de la industria como InfoComm Connected o el próximo Congreso AVIXA, en el que Lilian habló en el panel de expertos sobre el futuro de los eventos, la empresa brasileña pone su granito de arena para educar a colegas y clientes.

“Nos queda claro que este cambio no es sencillo y debe darse paso a paso”, agrega Lilian al explicar que han llevado de la mano a sus clientes. “Les proponemos comenzar con un evento virtual de carácter interno, solo para sus empleados. Así ponen a prueba nuestra plataforma en línea y demás servicios. Viven la experiencia, le toman confianza al formato y se sienten más seguros de realizar un evento para su público externo”. 

Tenemos claro, en el vocabulario de la industria de eventos, los conceptos “en línea” e “híbrido” se ubican entre los primeros de la lista. De los profesionales y las empresas del sector dependerá que tan pronto estén listos para responder a las necesidades de sus clientes. “Tenemos que apagar nuestra mente, dejar atrás todo lo que aprendimos y encenderla de nuevo para absorber nuevos conocimientos. Todo es nuevo, desde el diseño y planeación, hasta la creación de contenidos y la producción total de un evento”, concluye la Directora Técnica de Class TechExperience.